Akademik Teşvik

Sıkça yapılan hatalar ve dikkat edilmesi gereken hususlar 
1.    Akademik teşvik başvurularının Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği ve Gazi Üniversitesi Akademik Teşvik Ödeneği Uygulama Usul ve İlkeleri dikkate alınmadan yapılması, 

2.    Editör kurulu üyeliklerinin, yardımcı editörlüklerin, alan editörlüklerinin, makale editörlüklerinin, yayın kurulu üyeliklerinin, danışma kurulu üyeliklerinin, katalog editörlüklerinin, editörler kurulu başkanlığının vb. puanlamaya dahil edilmesi, (ilgili yönetmeliğin 7. maddesinin 4. fıkrası: Dergilerde editörlüğün değerlendirilmesinde, farklı dergilerde de olsa sadece bir editörlük dikkate alınır. Çok editörlü dergilerde sadece baş editör teşvik kapsamında değerlendirilir). 

3.    Birden fazla editörlüğün puanlamaya dahil edilmesi, (ilgili yönetmeliğin 7. maddesinin 4. fıkrası: Dergilerde editörlüğün değerlendirilmesinde, farklı dergilerde de olsa sadece bir editörlük dikkate alınır. Çok editörlü dergilerde sadece baş editör teşvik kapsamında değerlendirilir). 

4.    Early access (erken erişim), article in press (baskıda), early view (erken görünüm) durumunda online olarak yayımlanmış (henüz cilt, sayı, sayfa numarası almamış) makalelerin puanlamaya dahil edilmesi. Ancak cilt, sayı, sayfa numarası ve yıl bilgisi (ilgili yılda basılmış) bulunan early access (erken erişim) durumundaki makaleler puanlamaya dahildir. 

5.    Early access (erken erişim), article in press (baskıda), early view (erken görünüm) durumunda online olarak yayımlanmış (henüz cilt, sayı, sayfa numarası almamış) makalelerde yapılan atıfların puanlamaya dahil edilmesi. Ancak cilt, sayı, sayfa numarası ve yıl bilgisi (ilgili yılda basılmış) bulunan early access (erken erişim) durumundaki makalelerde yapılan atıflar puanlamaya dahildir. 

6.    Yönetmelikte araştırma ve proje tanımına uymayan projelerin puanlamaya dahil edilmesi ve kanıt olarak geçersiz ve onaysız (resmi niteliği haiz olmayan) belgelerin yüklenmesi, (ilgili yönetmeliğin 7. maddesinin 2. fıkrası: Proje faaliyetinin değerlendirilmesinde sadece bilim, teknoloji ve sanata katkı sağlayıcı nitelikte yurtiçinde veya yurtdışında başarı ile sonuçlandırılmış ve sonuç raporu onaylanmış projeler değerlendirmeye alınır. Döner sermaye üzerinden yapılan dış kaynaklı (yurtiçi veya yurtdışı) projelerin bu kapsamda değerlendirilebilmesi için projenin Ar-Ge niteliğinin olması ve toplam proje süresinin dokuz aydan az olmaması koşulu aranır. Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumunun sadece akademik destekleri bu kapsamda değerlendirmeye alınır, ancak sanayi, kamu, girişimcilik, bilimsel etkinlik ve bilim ve toplum destekleri değerlendirmeye alınmaz. Araştırma altyapısı oluşturulması, girişimcilik, araştırmacıların ve öğrencilerin araştırma kültürünün desteklenmesine yönelik projeler, yükseköğretim kurumları tarafından desteklenen bilimsel araştırma projeleri, yerel kalkınma, topluma hizmet, mesleki eğitim, sosyal sorumluluk ve benzeri amaçlar için fon sağlayan Türkiye İş Kurumu, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı, kalkınma ajansları ve benzeri kurumların destekleri, döner sermaye üzerinden yapılan bilirkişilikler ve danışmanlıklar, Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardım projeleri değerlendirmeye alınmaz. Yürütülmüş bir proje için farklı kurum veya kuruluşlarca tamamlayıcı veya destekleyici mahiyette bütçe desteği sağlanmasına yönelik olup temelde aynı projenin parçası veya uzantısı olan çalışmalar için mükerrer puanlama yapılmaz). 

7.    Henüz ilgili yılda sonuç raporu onaylanmayan projelerin puanlamaya dahil edilmesi veya sonuç raporunun kanıtlayıcı belge olarak sunulmaması, 

8.    Yönetmelikteki kriterleri sağlamayan konferans, sempozyum veya kongrede sunulan tebliğlerin puanlamaya dahil edilmesi, 

9.    Üniversite Yönetim Kurulunca onaylanan uluslararası konferans, sempozyum veya kongrelerde özet olarak basılmış tebliğlerin tam metin gibi değerlendirilerek puanlamaya dahil edilmesi, (İlgili yönetmeliğin 7. maddesinin 9. fıkrasında: Ayrıca etkinliğin uluslararası niteliği haiz olup olmadığı hususunda, ödemeye esas teşkil etmek üzere üniversite yönetim kurulu kararının olması gerekir. Tebliğlerin değerlendirilmesinde tebliğin ilgili etkinlikte sunulmuş ve bunun belgelendirilmiş olması (etkinlik programı ve etkinliğe tebliğde ismi yer alan en az bir araştırmacının katılım sağladığını gösterir belge) esastır. Ayrıca değerlendirme için tebliğin elektronik veya basılı olarak etkinlik tebliğ kitapçığında yer alması ve yayımlanmış tam metninin sunulması gerekir). 

10.    Gazi Üniversitesi Akademik Teşvik Ödeneği Uygulama Usul ve İlkeleri’nde belirtilen kanıtlayıcı belgelerin sunulmaması, eksik olarak sunulması veya özensiz hazırlanması, birim akademik teşvik komisyonlarının bu belgeleri “geçerli” kabul etmeleri, 

11.    Puanlamaya dahil olan faaliyetlerin farklı bir kategori altında değerlendirilmesi, (örneğin: ulusal yayınların uluslararası yayın olarak sunulması, indeks bilgilerinin yanlış gösterilmesi, aynı özgün bilimsel kitapta ikiden fazla bölüm beyan edilmesi vb.) 

12.    Dergilerin Q (Quartile) sınıfının yanlış belirlenmesi, (dergilerin Q (Quartile) sınıfını belirlemek için sadece ISI WEB of SCIENCE taraması yapılmalıdır. SCImago Journal Rank (SJR) taraması akademik teşvik değerlendirmesinde geçerli değildir.) 

13.    İlgili faaliyet yılı dışındaki (bir önceki yıl veya bir sonraki yıl gibi) faaliyetlerin puanlamaya dahil edilmesi, 

14.    Devlet Yükseköğretim Kurumları dışında gerçekleştirilen faaliyetlerin puanlamaya dahil edilmesi, 

15.    Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği kapsamında yer almayan yayınlarda ve eserlerde yapılan atıfların puanlamaya dahil edilmesi, (İlgili yönetmeliğin 7. maddesinin 8. fıkrası: Atıfların değerlendirilmesinde, sadece bu Yönetmelik kapsamında değerlendirilen yayınlarda veya eserlerde ve bu Yönetmelik kapsamında değerlendirilen yayınlara veya eserlere yapılan atıflar dikkate alınır, diğerleri kapsam dışıdır). 

16.    Teşvik başvurusu sonrasında alınan kadro unvanına göre akademik teşvik ödemesinin yapılmasının talep edilmesi, (İlgili yönetmeliğin 8. maddesinin 8. fıkrası: Puanların ve ödemelerin hesaplanmasında öğretim elemanının teşvik başvurusu yaptığı tarihteki kadro unvanı esas alınır). 

17.    Sanatsal faaliyetlerde katalogların atıf olarak puanlanması, (İlgili yönetmeliğin 7. maddesinin 8. fıkrası: Atıfların değerlendirilmesinde, sadece bu Yönetmelik kapsamında değerlendirilen yayınlarda veya eserlerde ve bu Yönetmelik kapsamında değerlendirilen yayınlara veya eserlere yapılan atıflar dikkate alınır, diğerleri kapsam dışıdır). 

18.    Akademik teşvik başvuru süreci bittikten sonra başvuru yapılması, 

19.    Akademik teşvik başvurularının, Akademik Teşvik Ödeneği Süreç Yönetim Sistemi (ATÖSİS) üzerinden yapılmaması, 

20.    Müracaat eden öğretim elemanlarının yanlış/eksik beyanda bulunması, 

21.    Birim Komisyonlarının başvuruları Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliğine göre değerlendirmemesi,  

22.    Başvuru ve itiraz sürecinde Akademik Teşvik Ödeneği Süreç Yönetim Sistemi 

(ATÖSİS) üzerinden sunulması gereken kanıt belgelerinin elden komisyona sunulması,  

23.    Birim Akademik Teşvik Komisyonları ve Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve  İtiraz Komisyonu tarafından istenen revizyonlara süreç takviminde belirtilen süre içerisinde cevap verilmemesi,  

24.    Kitaplar ile ilgili değerlendirmelerde kitabın ilk yayın yılı esastır. Bu kapsamda daha önce değerlendirilen bir kitap veya kitap bölümünün yeni baskısının sunulması,  

25.    Farklı dillerde veya özel alfabeye göre basılan kitapların puanlanması.  
 

Akademik Teşvik İş süreci

1- Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu üyelerinin görev sürelerinin devam edip etmediği Yönetmelik uyarınca kontrol edilir.

2- Yeni üye seçilecek mi? Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu üyelerinin tespiti için Üniversite Senatosuna yazı yazılır. (Komisyonun görevi devam ediyorken görevden ayrılan komisyon üyesi varsa onun için de aynı işlem sırası takip edilir)

3-Rektör tarafından Senatoya önerilmek üzere; her bir doçentlik temel alanından bir önceki akademik teşvik döneminde yüksek puan alanların listesi hazırlanır. Liste Rektöre sunulması için Komisyon Başkanı olarak görevli Rektör Yardımcısına verilir.

4-Komisyon üyelerinin isimleri Senato'da belirlendikten sonra Senato tutanağında isimleri yer alan öğretim üyelerine bilgilendirme yazısı hazırlanır.

5-Komisyon Üyelerinin isimleri ATÖSİS’e ve Personel Otomasyonuna işlenir.

6-Birim Komisyon üye listelerinin güncellenmesi hakkında birimlere yazı yazılır. Birimler tarafından güncellenen listeler ilgili yönetmeliğe göre kontrol edilir.

7- Birim komisyon üyelerinin isimleri ATÖSİS’e işlenir.

8-Toplantı günü belirlenir, üyelere imzalatılmak üzere katılım ve karar tutanakları hazırlanır. Toplantı sırasında raportörlük ve sekretarya işlemleri yürütülür.

9-Toplantıda Akademik Teşvik Süreç Takvimi belirlenir. İlgili Usul ve Esaslar güncellenir.

10-İlgili Süreç Takvimi, Usul ve Esaslar ATOSİS’e işlenir. Üniversitemiz web sayfasında duyuru yapılır. Ayrıca Üniversitemiz tüm öğretim elemanlarına e posta ile de başvuru süreci hakkında bilgilendirme yapılır.

11-Öğretim elemanları tarafından ATÖSİS'e girilen başvuru dosyaları, her birimin kendi Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonlarınca değerlendirilir.

12-Birimler, değerlendirme raporlarını ve eklerini üst yazı ile süresi içerisinde Rektörlük Personel Dairesi Başkanlığına gönderir.

13-Nihai değerlendirmeyi yapmak üzere Akademik Teşvik Düzenleme Denetleme ve İtiraz Komisyonu toplantıya çağırılır.

14-Komisyondan gelen değerlendirme raporları Komisyon üyelerine imzalatılır.

15-İmzalar tamamlandıktan sonra başvuru takviminde belirtilen günde Üniversite web sayfasından duyuru yapılır. Başvuru yapan akademik personelin ATÖSİS üzerinden başvuru sonucunu görmesi sağlanır.

16-Başvuran öğretim elemanlarından sonuca itiraz edenlerin başvuru evrakları değerlendirme toplantısında görüşülmek üzere hazırlanır.

17-İtiraz başvurularını değerlendirmek üzere Akademik Teşvik Düzenleme ve Denetleme Komisyonu toplantı günü belirlenir. Toplantılar süresince tüm sekretarya işlemleri yapılır.

18-Komisyondan gelen değerlendirme raporları Komisyon üyelerine imzalatılır.

19-İmzalar tamamlandıktan sonra başvuru takviminde belirtilen günde başvuru sonuçları ATÖSİS üzerinden duyurulur.

20-Nihai sonuç listesi, ilgili birimlere yazı ile gönderilir.

21-Üniversitemizde görev yapmakta iken akademik teşvik ödeneği almaya hak kazanan; ancak daha sonra naklen başka kuruma atanarak görevinden ayrılan akademik personelin yeni kurumuna ilgilinin ödemesinin yapılması için yazı yazılır.

22-Başka kurumda akademik teşvik almaya hak kazanmış olup Üniversitemize naklen atanan akademik personel ile ilgili eski kurumundan gelen bilgilendirme yazısı kadrosunun bulunduğu birime üst yazı ile gönderilir. Birim ödeme işlemlerini yapar.

 Başvuru Süreci İş Akış Şeması